Auftragsvergabe – Sind wir jetzt im Geschäft?

Auftragsklärung – ab wann darf das Kreativen-Taxameter ticken, was gehört noch zur Akquise oder einem unverbindlichen Vorgespräch? Ob mündlich oder schriftlich – mit unseren Tipps bekommen Sie Klarheit und mehr Rechtssicherheit.

Drei Dinge gehören zu einem Auftrag, damit sowohl Sie als auch Ihr Kunde bis zur Schlussrechnung auf der sicheren Seite sind:

• Einigkeit über den Auftragsinhalt: Welche Leistungen zu welchem Preis bis zu welchem Termin?
• Klare Vereinbarungen zum Drumherum: AGBs – bei uns in der AGD heißen sie »Allgemeine Vertragsgrundlagen« (AVG) – oder ein ausführlicher Werkvertrag.
• Und die ausdrückliche und später auch noch nachvollziehbare Erteilung des Auftrags.

Sie schicken Ihrem potentiellen Auftraggeber ein schriftliches Angebot, fügen die AVGs hinzu (eine Webadresse anzugeben, reicht nicht aus!) und lassen sich eine unterzeichnete Auftragserteilung zurückfaxen oder -geben. Das Angebot muss vollständig und eindeutig sein und die AGBs oder AVGs müssen in jedem Fall juristisch einwandfrei sein, sonst gibt’s am Ende doch noch eine Auseinandersetzung.

Beim Kennenlerngespräch führen Fragen zu Ideen, Ideen zu kleinen Skizzen und am Ende sagt Ihr Gegenüber: »Machen Sie sich doch mal ein paar Gedanken«. Oder Sie bieten an: »Das kann ich gerne ausarbeiten…«

Mündliche Verträge sind hierzulande ebenso gültig wie schriftliche. Aber sie sind schwerer nachzuweisen. Und wichtiger: Im Fallbeispiel fehlt die Eindeutigkeit. Es wurde noch gar kein echter Auftrag erteilt. Sitzt der Kunde schon im Taxi, oder gucken Designer und Tourist noch über den auf Motorhaube liegenden Stadtplan und diskutieren die beste Route zur gewünschten Adresse? Auch ein eindeutiges »Gut, der Auftrag geht an Sie, legen Sie los«, sollte Kreativen nicht reichen.

»Vielen Dank für den Auftrag, ich freue mich auf die Zusammenarbeit, tolles Projekt!« – sich mit diesen Worten aus dem Kennenlerngespräch zu verabschieden ist ein später, aber immer noch guter Zeitpunkt für die notwendige Klarheit. Wenn das Gegenüber dann nicht zuckt und Einspruch erhebt, lohnt sich der nächste Schritt: Reichen Sie das, was sonst im Angebot gestanden hätte, noch einmal schriftlich nach. Nur bitte nicht als ein Angebot, sondern als Übersicht zum begonnenen Auftrag oder als Protokoll, »einfach der guten Ordnung halber«. [siehe auch Auftrag und Bestätigung]

Darin stehen: eventuell ein Re-Briefing (»so lautet die Aufgabe«), auf jeden Fall eine eindeutige Leistungsbeschreibung (»so wird die Lösung aussehen«), der frühestmögliche Termin zur Entwurfspräsentation und gegebenenfalls weitere Termine, z.B. bis wann der nunmehr Kunde Texte und Bilder liefern sollte, damit der Drucktermin passt. Auch die Vergütung für Ihre Arbeit wird beziffert. Dazu die AVGs, zumindest beim ersten Auftrag – bei allen weiteren Aufträgen darf darauf verwiesen werden, dass die AVG, »überreicht am …« weiterhin gelten.

Alles, was Sie verschenken möchten. Klingt blöd, ist aber so. Es gibt keine Pflicht, Ideen, Skizzen oder fertige Layouts zu entwickeln, damit eine Interessentin oder ein Interessent die Entscheidung über die Investition »besser« treffen kann. Bei der Taxifahrt ist es eindeutig: nach dem Weg fragen ist kostenfrei, gefahren werden nicht, Probe-Kilometer gibt es genau Nullkommanull.

Zwei der wertvollsten »Waren« von Kreativen sind die Ideen und ihre Kompetenz, schon in wenigen Schritten zu ersten guten Zwischenergebnissen zu kommen. Für manche Designschaffende sind diese Momente auch die besonders leidenschaftlich gelebten. Die Frage nach dem Weg ist für sie dann Anlass, sofort die Tür aufzumachen und mit Erzählungen zu den Schönheiten am Wegesrand verbunden gleich mal eine Route auszuprobieren.

Falls Sie sich wiederfinden in der Beschreibung des oder der häufig übersprudelnden Kreativen, lege ich Ihnen ans Herz, Portfolio-Präsentationen und Elevator-Pitches zu trainieren. Mit der Zeit geht es dann ganz einfach: »Ein ähnliches Projekt wie Ihres habe ich schon mal gemacht, schauen Sie hier …« und »Meine Kunden kommen aus dem Mittelstand und vergrößern mit den Kundenmagazinen, die ich für sie mache, ihre Reichweite. Wir arbeiten oft mit ungewöhnlichen Response-Elementen.« Und falls Sie direkt nach ersten Skizzen gefragt werden, klären Sie: »Sind wir im Geschäft, ist das jetzt ein Auftrag? Ich mache Ihnen gerne ein paar erste Skizzen und berate Sie. Auf meinem Taxameter ticken 90,– Euro pro Stunde* netto. Falls Sie mehr wollen, mache ich Ihnen gerne ein gutes Angebot« (und damit zurück zum Anfang dieses Artikels).

Schalten Sie Ihr Taxameter eindeutig ein, damit Ihr Kunde weiß, dass und worüber er einen Auftrag erteilt. Dann erst beginnt die Fahrt.

*in diesem Beispiel finden Sie den aktuellen Stundensatz des AGD-Vergütungstarifvertrags für Designleistungen, in diesem Stundenpreis enthalten ist dann noch nicht die Vergütung der Nutzungsrechte.