Krankheitsvertretung unter Selbstständigen: Was in die Vereinbarung gehört

Wenn ein:e Kolleg:in krankheitsbedingt ausfällt, ist schnelle Hilfe Gold wert – und genau dann passieren die typischen Fehler: Zugangsdaten werden „mal eben“ geteilt, Drittmaterial wird ungeprüft weiterverwendet, und am Ende ist unklar, wer wofür haftet und wem der Kunde eigentlich zugeordnet ist. Eine kurze schriftliche Vertretungsvereinbarung (1–3 Seiten plus Anlagen) schafft hier erstaunlich viel Sicherheit – ohne die Zusammenarbeit zu verkomplizieren.

Kläre zuerst den Rahmen, damit ihr nicht unbewusst eine „Mini-Generalunternehmung“ baut:

• Welche Projekte? Eine Projektliste als Anlage (inkl. Termine, Tools, Ansprechpartner, Ergebnisdefinition).
• Rolle nach außen: Arbeitet der Vertreter im Hintergrund (Subdienstleister der Kollegin) oder darf er direkt mit Kund:innen kommunizieren? Wenn ja: in wessen Namen, mit welchen Ansagen, und wer gibt Freigaben?
• Abrechnung: In der Praxis am saubersten: Der Vertreter rechnet gegenüber der erkrankten Kollegin ab (Stunden-/Tagessatz/Pauschale). Direkte Kundenabrechnung erfolgt nur als ausdrücklich geregelte Ausnahme.
• Zugänge & Dokumentation: Welche Accounts werden genutzt (CMS, Hosting, Figma, Adobe, Stock, Schriftanbieter, PM-Tools)? Dazu: 2FA, Passwortmanager, Rechte-Rollen, und am Ende eine Übergabe-Dokumentation (Changelog/Notizen), damit die Kollegin nahtlos wieder übernehmen kann.

Hier steckt der Kern eurer Punkte – besonders, weil Design selten „nur eigenes Material“ ist.

Bearbeitungsrechte an bestehenden/entstehenden Werken
Die Kollegin sollte dem Vertreter ausdrücklich erlauben, vorhandene und entstehende Designwerke zu vervielfältigen, zu bearbeiten/umzugestalten, zu kombinieren und fertigzustellen, soweit es für die Projekte erforderlich ist. Hintergrund: Bearbeitungen/Umgestaltungen sind urheberrechtlich sensibel, insbesondere wenn sie veröffentlicht/verwertet werden. 

Drittmaterial und Rechtekette („chain of title“)
Der Praxis-Klassiker: Die Kollegin hat Fotos, Illustrationen, Texte, Fonts, Plugins oder Stock-Lizenzen gekauft – aber die Lizenz gilt ggf. nur für sie oder nur für Endnutzung, nicht für die Bearbeitung durch Dritte. Deshalb sollte die Vereinbarung festhalten:

• Die Kollegin stellt Lizenznachweise/Quelleninfos bereit (Urheber:in, Lizenztyp, Nutzungsumfang, Einschränkungen).
• Die Kollegin sorgt dafür, dass der Vertreter die benötigten Rechte hat, um damit zu arbeiten (speichern, in Tools einbinden, ggf. bearbeiten – soweit projektüblich).
• Bei ungeklärten Rechten darf der Vertreter die Arbeit an dem betroffenen Teil aussetzen oder Alternativen vorschlagen, ohne dass ihm daraus automatisch Verzug/Schuld entsteht.

Freistellung bei Ansprüchen Dritter
Wenn Fotograf*in & Co. später behaupten, die Nutzung/Bearbeitung sei nicht gedeckt, sollte klar sein: Die Kollegin stellt den Vertreter von Ansprüchen frei (inkl. angemessener Rechtsverteidigungskosten), sofern die Kollegin das Material bereitgestellt/angewiesen hat und die Rechtekette nicht sauber war. Eine Ausnahme ist üblich für vorsätzliches oder grob fahrlässiges Fehlverhalten des Vertreters.

Haftungsrahmen
Üblich und sinnvoll: Haftung des Vertreters begrenzen (Vorsatz/grobe Fahrlässigkeit; bei einfacher Fahrlässigkeit nur Kardinalpflichten und typischer, vorhersehbarer Schaden; keine Haftung für mittelbare Schäden/entgangenen Gewinn, soweit zulässig).

Datenschutz (DSGVO)
Sobald der Vertreter Zugriff auf personenbezogene Daten bekommt (CMS-User, Newsletter-Tool, Kundendaten, Tracking, CRM), klärt, ob eine Auftragsverarbeitung vorliegt und ob ihr dazu eine AVV/Art.-28-Regelung braucht (kurzer Anhang reicht oft). 

Kunden bleiben Kunden
Ganz wichtig (und von euch gewünscht): schriftlich festhalten, dass die Endkund:innen Kund:innen der erkrankten Kollegin bleiben – auch wenn der Vertreter Leistungen erbringt. Ergänzend praxisnah: keine aktive Abwerbung während der Zusammenarbeit und für einen moderaten Zeitraum danach (z. B. 6–12 Monate), mit Ausnahme „Kunde fragt von sich aus an“ oder „Kollegin beendet die Betreuung“.

•  Projektliste/Umfang + Termine + „Done“-Kriterien (Anlage)
•  Rolle nach außen: Kundenkontakt ja/nein, in wessen Namen, Freigaben
•  Abrechnung: an Kollegin oder ausnahmsweise direkt an Kund:innen
•  Zugänge/Accounts/2FA + Rückgabe/Löschung + sichere Passwortpraxis
•  Bearbeitungsrechte an bestehenden und entstehenden Designwerken
•  Drittmaterial: Lizenzinfos, Einschränkungen, „Rechtekette“ für den Vertreter
•  Freistellung bei Rechte-Ansprüchen Dritter + Verfahren im Streitfall
•  Haftungsbegrenzung (praxisüblich und verhältnismäßig)
•  Vertraulichkeit + Referenzen/Portfolio nur mit Freigabe
•  Datenschutz: Prüfung AVV/Art. 28, TOMs, Umgang mit Daten nach Ende