»Der Auftraggeber will meine Arbeit nicht bezahlen. Er hat mich so schlecht gebrieft!«
Was ist dran an dieser Aussage? Damit es wenigstens zwischen uns, liebe Leserin, lieber Leser, keine Missverständnisse gibt, schauen wir uns als erstes den Begriff Briefing an.
Das Wort Briefing ist ein Anglizismus und stammt aus der Militärsprache. Dazu sagt das Wortauskunftssystem zur deutschen Sprache in Geschichte und Gegenwart (DWDS):
Bedeutungen:
1. (besonders) Militär kurze (Lage)besprechung; Einweisung
2. Schriftstück, Informationsgespräch zwischen Werbefirma und Auftraggeber
3. Informationsgespräch, kurze Konferenz
…
Verwendungsbeispiele:
Brief heißt auf Englisch so viel wie kurz angebunden, schroff, ein Briefing ist typischerweise eine militärische Anordnung. Quelle: Die Zeit, 05.06.2000, Nr. 23
Damit ist eigentlich alles gesagt: Briefing – kurzes Informationsgespräch zwischen Designer und potentiellem Auftraggeber. Aber Designer unterscheiden sich von reinen Befehlsempfängern.
Über das Briefing zum Auftrag
Ein Briefing ist in den seltensten Fällen eine Auftragserteilung, sondern die (kurze) Information über entscheidende Eckpunkte der zu leistenden Arbeit. Im Allgemeinen sind es die Unternehmensziele (z. B. besseres Image) des Auftraggebers, die erreicht oder im Speziellen welche (Design-)Leistungen (z. B. Anfertigen einer Illustration) erbracht werden sollen.
Der Designer erhält damit die Orientierung (Marschrichtung) wie er die Lösung kreativ umsetzen könnte. Braucht der Designer mehr Informationen, wird er sie sich über Rückfragen (Rebriefing) vom Auftraggeber holen. Erst wenn der Designer über alle Informationen vom potentiellen Auftraggeber verfügt, ist er in der Lage ein belastbares Angebot zu erstellen. Das heißt er kann erst jetzt den konkreten Umfang seiner Leistung ermitteln.
Diesen Umfang der Leistungen schlüsselt er in einem detaillierten Angebot auf und benennt die Mitwirkungsleistungen, die der Auftraggeber zur Erfüllung beisteuern muss.
Konkrete Beispiele, wie Angebote aufgebaut sind, findet ihr zu verschiedenen Designsparten und zu verschiedenen Leistungen unter Beispielkalkulationen.
Aus einem kurzen Informationsgespräch (Briefing) einen pauschalen Preis aufzurufen ist vom Designer grob fahrlässig. Er bringt nicht nur sich, sondern auch den Auftraggeber in Teufels Küche. Warum? Beide haben unterschiedliche Vorstellungen von der Leistung, die vom Designer, und der Mitwirkung, die vom Auftraggeber erbracht werden soll. Damit gibt keine Basis für eine Leistungserbringung. Die Folge: Jeder ist frustriert, es gibt Streit.
Fazit 1: Briefing aufnehmen – verstehen, d. h. hinterfragen – sein Verständnis dem AG mitteilen, offene Fragen klären – Angebot schreiben.
Zielbestimmung für komplexe Projekte
Für komplexe Projekte kann der Aufwand, um ein Angebot zu erstellen, den für ein normales Angebote weit überschreiten. Ein Beispiel: Interface für eine komplexe Nutzerführung mit verschiedenen Rollen und Funktionen.
In diesem Fall sollte man einen Schritt weitergehen und aus dem Briefing ein Lastenheft in Zusammenarbeit mit dem Kunden entwickeln. Im Lastenheft, dem Anforderungskatalog an die Designleistungen, sind die vom Auftraggeber festgelegten Forderungen an das Objekt und die Dienstleistung konkret und detailliert festzulegen. Das Lastenheft ist damit die konkrete, ausführliche Umsetzung und Weiterführung des Briefings.
Mit dem daraus folgenden Pflichtenheft akzeptiert der Designer das Lastenheft und beschreibt wie und mit welchen Mitteln er die Anforderungen aus dem Lastenheft realisieren will. Das Pflichtenheft sollte Grundlage und Bestandteil des Angebotes sein.
Die Mitarbeit am Lastenheft und die Erstellung eines Pflichtenheftes sollte man sich vergüten lassen. Orientierung dabei bietet der VTV.
Fazit 2: Komplexe Projekte benötigen eine detaillierte Beschreibung der Aufgaben durch den Auftraggeber. Der Designer sollte dabei seine Unterstützung anbieten.
Ab wann ein rechtlich bindender Vertrag vorliegt, erklärt euch RA Alexander Koch
Das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) respektiert den Grundsatz der Vertragsfreiheit und stellt deswegen nur wenige Voraussetzungen für das Zustandekommen von Verträgen auf. Das Gesetz geht von der sehr einfachen Regelung aus, dass die Vertragsparteien sich über die wesentlichen Vertragsinhalte einigen müssen. Auf den Designbereich bezogen mag das sehr einfach klingen: Der Designer erstellt ein Design, der Kunde zahlt die vereinbarte Vergütung.
Manchmal behaupten Kunden, es sei noch kein Vertrag geschlossen worden, da sich die Verhandlungspartner (Kunde und Designer) über die zu erbringende Dienstleistung geeinigt hätten und dass die bisherigen Gespräche reine Vorverhandlungen gewesen seien. Typisches Beispiel aus der Mitgliederberatung: Designer und Kunde besprechen Unternehmens- und Designziele, und der Designer ist schnell mit Skizzen dabei. Der Kunde kann sich nicht entscheiden, es folgen zwei oder drei weitere Treffen; der Designer übersendet zwischendurch weitere Entwürfe per PDF. Die AVG-Kommunikationsdesign der AGD wählt in Ziffer 3.1 den Kunstgriff, dass sämtliche vom Kommunikationsdesigner zu erbringende Leistungen kostenpflichtig sind. Abgesehen davon, dass der Kunde mit dem Bestreiten eines Vertragsschlusses auch die Einbeziehung der AVG infrage stellen würde, besteht weiterhin eine Unsicherheit, ab wann ein Vertrag vorliegt. Es liegt deswegen an dem Designer, spätestens in dem ersten Gespräch (Briefing und/oder Rebriefing) und vor allem vor der Aushändigung erster Arbeiten klarzustellen, dass er auch für diesen frühen Findungsprozess zumindest auf Stundenbasis bezahlt werden muss.
Jetzt stellt sich die Frage, ob mit einem Briefing bereits ein Designvertrag zustande gekommen ist.
Auch wenn deutsche Gerichte sich Denglismen gegenüber etwas reserviert geben, würden sie in jedem Fall analysieren, ab wann sich die Parteien über die wesentlichen Vertragsbestandteile geeinigt haben.
Versteht der Designer ein Briefing als die Festlegung der Unternehmensziele und das Rebriefing als die vom Designer vorzuschlagenden Designziele, dann fehlen in der Regel noch Angabe zur Vergütung.
Im Idealfall sollte der Designer erst auf der Grundlage des bestätigten bzw. abgestimmten Rebriefings oder Lasten-/Pflichtenheftes sein Angebot erstellen, das erst mit der erneuten Bestätigung seitens des Kunden eine belastbare Vertragsgrundlage bildet.